10 mandamentos para a comunicação por e-mail

(artigo publicado em abr/2009)

O advento da Internet e sua disseminação comercial a partir dos anos 90 tem proporcionado o mais vasto conjunto de transformações jamais visto em se tratando de meios de acesso e propagação da informação e enquanto novo e sofisticado instrumento de comunicação. Nessa diversidade do que se convencionou chamar de Serviços Web, um dos que mais rapidamente se consolidaram foi o correio eletrônico (e-mail) e sobre o seu uso vamos nos deter nesse artigo.

O e-mail está baseado na mensagem escrita, sem formalismos e transmitida praticamente em tempo real. Sua boa utilização, contudo, requer que sejam seguidas regras, grande parte ainda não sistematizada e desconhecida dos usuários, especialmente dos neófitos. Eis a razão e a motivação para essa contribuição, sob forma de 10 mandamentos:

1. Substitua cartas, ofícios e expedientes por e-mail. Exceto quando a presença do documento impresso for indispensável (e isso começa a diminuir à medida que organizações públicas e privadas passam a adotar soluções de tramitação de documentos com assinatura digital e sem uso do papel ou paper-less), economize tempo e dinheiro escrevendo e-mails.

2. Troque ligações telefônicas por e-mails. São muitas as vantagens: seu bolso vai agradecer porque as tarifas telefônicas praticadas no Brasil, sobretudo da telefonia móvel, são proibitivas; você não vai passar pelo constrangimento de forçar seu interlocutor a parar o que estiver fazendo para lhe atender; a mensagem que você quer transmitir não se perderá e será muito menor o risco de incompreensão ou mal entendido; e seu destinatário, facilmente, poderá passar seu e-mail adiante, criando fluxos de trabalho dinâmicos e eficazes. Deixe para ligar, principalmente de/para celular, em situações realmente críticas e será sempre uma atitude educada enviar antes uma mensagem de texto (SMS) perguntando se a pessoa com quem você quer falar está disponível para lhe atender naquele momento. Aliás, as mensagens SMS, ainda que também abusivamente tarifadas, podem substituir a maior parte das ligações telefônicas entre celulares.

3. Seja claro, conciso e informal. O conteúdo de uma e-mail deve ser suficientemente claro, objetivo e conciso. Mesmo em mensagens que tratam de assuntos de trabalho, a linguagem deve ser informal, embora sempre educada e respeitosa. Nada de delongas, cumprimentos exagerados e outros formalismos desnecessários. Isso não significa que a comunicação eletrônica seja território livre para agressões à Língua Pátria. A escrita deve ser correta, respeitando as regras ortográficas, mas sem querer ser erudito.

4. Evite, ao máximo, anexar arquivos. À medida que as pessoas se habituam a utilizar-se do e-mail, maior é o volume de mensagens enviadas/recebidas e, por via de conseqüência, menor o tempo e a paciência para ler mensagens muito longas. Pior ainda, muito pior, ter que abrir arquivos anexados, que terminam sendo deixados para depois e, muitas vezes, esquecidos nas caixas de entrada. Arquivos anexados devem ser utilizados apenas quando absolutamente necessários. É muito mais eficaz se seus conteúdos, sempre que possível, forem transcritos nos corpos dos próprios e-mails.

5. Saiba definir os destinatários e o assunto. Os programas de e-mails permitem pelo menos três categorias de destinatários: o principal (To), o copiado (Cc) e o copiado ocultamente (Bcc). Se você precisar enviar um mesmo e-mail para vários destinatários, uma boa dica é eleger você mesmo como destinatário principal (To) e todos os destinatários como ocultos (Bcc). Coloque-os em cópia aberta (Cc) apenas quando você desejar que os destinatários saibam com quem a mensagem está sendo compartilhada. Quanto ao assunto, se mal definido pode fazer com que o destinatário descarte seu e-mail. O assunto deve ser curto, claro e capaz de despertar o interesse de quem recebe, especialmente se ele não conhecer o remetente.

6. Não seja um disseminador de spams. A praga dos spams cresce a cada dia, apesar dos esforços dos administradores de servidores de e-mails para bloqueá-los. O problema é que muitos usuários contribuem passando adiante mensagens com ”correntes”, pedidos de ajuda e outras bobagens, invariavelmente originadas por desocupados e supersticiosos. Os spams geram um intenso sobretráfego na Internet, obstruindo as vias e, consequentemente, onerando os serviços de acesso.

7. Seja parcimonioso ao compartilhar e-mails. De algum modo, quando você não resiste e quer compartilhar com os amigos algo que achou interessante, seja uma notícia ou uma romântica apresentação Power Point, na prática está produzindo spams. Procure passar adiante mensagens que realmente sejam do interesse do destinatário, principalmente quando for para alguém muito ocupado. Quando se tratar de notícias ou textos longos, faça um breve resumo e cole o link para que o destinatário, caso se interesse, possa acessar o conteúdo inteiro.

8. Evite utilizar-se de confirmação de entrega. São raríssimas as situações de perda/extravio de um e-mail, ou seja, saiba que seu destinatário sempre receberá sua mensagem, exceto se não acessar sua própria caixa postal. Outra coisa: imaginar que a confirmação vai lhe garantir que o destinatário leu sua mensagem é tolice, até porque os programas leitores de e-mails sempre oferecem a opção de não confirmar o recebimento. E mais: se por acaso você escrever o endereço do e-mail do destinatário incorretamente, logo vai receber notificação de que a entrega não foi bem sucedida.

9. Esqueça as mensagens de confidencialidade. Essa é mais uma bobagem: as enfadonhas e absolutamente inócuas advertências do tipo “Aviso Legal: essa mensagem pode conter informações privilegiadas ou confidenciais etc, etc, etc”. Ora bolas, tente mandar uma carta pelos correios para o endereço errado e queira exigir que o destinatário se responsabilize por ela! A obrigação de mandar o e-mail para o endereço correto é sua. Cuide disso e não caia no ridículo de tentar impor a algum destinatário que o tenha recebido por engano, compromissos ou responsabilidades. Esses avisos legais, portanto, só servem para tornar as mensagens mais longas e gerar mais tráfego desnecessário na Internet. Aproveite e elimine dos seus e-mails imagens como logomarcas etc.

10. Não caia nos “contos do vigário”. São inúmeros e-mails trafegando a todo instante com falsas mensagens atribuídas a bancos, Receita Federal, notificações judiciais etc, outras vezes tratando de assuntos pessoais, sempre com um arquivo anexado ou um link contendo vírus ou cavalos-de-tróia, prontos para fisgarem os desavisados. Bancos e órgãos oficiais jamais enviam e-mails desse tipo. Ao recebê-los, delete imediatamente, sem perder tempo.